Si en otras ocasiones te hemos enseñado cómo escribir un email y lograr que te respondan o cómo escribirle a un desconocido -lo que se denomina emailing a puerta fría-, en esta ocasión vamos a destripar aquellas malas prácticas usando el correo electrónico que pueden provocar que siembres rechazo, odio o incomodidad entre los destinatarios de tus mensajes.
No se trata de embellecer la prosa de tus correos ni pararte un siglo a elaborar el contenido de cada mensaje.
Lo fundamental es no incurrir en acciones molestas o poco profesionales que te desacrediten o que entorpezcan el trabajo de otras personas. Si quieres mejorar con creces, te invitamos a conocer a continuación las 21 cosas que no debes hacer al enviar un email.
21 cosas que no hacer al enviar un email
- Enviar correos electrónicos como «urgentes» cuando no lo son: Esto es como el cuento de Pedro y el lobo. O como dice Rosemary Haefner, directora de recursos humanos de CareerBuilder, si abusas de esta práctica, cuando tengas que enviar uno realmente urgente, nadie te hará caso.
- Mayúsculas a tutiplén: Ponerlas en todos los asuntos es molesto ¡Parece que estás gritando! Además de «apagar» las mayúsculas, declina el uso de signos de exclamación.
- Ser demasiado casual: Especialmente si no conoces a tu destinatario, la informalidad te restará profesionalidad, por lo que debes evitar las citadas exclamaciones, los emojis, el texto en colores, las fuentes tipográficas infantiles al estilo de Comic Sans o la escritura abreviada tipo SMS. Además, tal y como señala Rosalinda Oropeza Randall, autora del libro «Don´t Burp in the Boardroom» remarca que seas formal, «teniéndolo especialmente en cuenta si trabajas con personas de diferentes generaciones, que tienen barreras idiomáticas o prefiere un tono más tradicional».
- Tampoco seas un robot: No seas demasiado rígido. Puedes ser educado y formal y a la vez «agregar un poco de entusiasmo o personalidad a tus correos electrónicos», como recomienda Vicky Oliver, autora de «301 smart answers to tough business etiquette questions». Deben reflejar una presencia humana tras ellos, y no parecer que es un autómata quien los envía.
- Responder a todos sin ton ni son: El correo electrónico es una herramienta de comunicación, no una fiesta ni una sala de juegos. Si utilizas la opción «Responder a todos» ante un correo enviado a un grupo, solamente debes hacerlo si es necesario que todos reciban tu feedback. De lo contrario, envíaselo únicamente a la persona que lo envió.
- Reenviar información ajena sin consentimiento: Debes extremar la precaución con las cadenas de correo electrónico. Si alguien ha compartido información personal, no debes reenviar sin más, ya que podrías ocasionar problemas.
