Los peligros de usar WhatsApp en el trabajo
octubre 10, 2017 7:58 am

Aunque los grupos de conversación informales del trabajo pueden resultar instructivos, también plantean riesgos. Los empleados pueden sufrir acoso, sentirse excluidos o verse saturados.

 

 

 

Gillian Keegan pensó que un grupo de WhatsApp tenía un valor incalculable cuando fue elegida miembro del parlamento por Chichester en las elecciones de junio en Reino Unido. Al intercambiar mensajes con el grupo de políticas conservadoras en su teléfono privado, Keegan pudo acceder a la experiencia colectiva de sus nuevas compañeras, entre las que hay diputadas con más de 20 años de experiencia parlamentaria.

 

 

 

A través de su smartphone, encontró consejos para afrontar los insultos en las redes sociales, las entrevistas con la prensa o las reuniones con votantes rurales, e incluso recibió consejos de jardinería. Keegan, que con anterioridad trabajó en las finanzas, la informática y la industria, describe al grupo como una “red de mamás para políticos”, y asegura preferir WhatsApp al correo electrónico por su tono informal y comprensivo. Forma parte de varios grupos políticos de WhatsApp, además de los grupos familiares y de la oficina.

 

 

 

Aunque los grupos de conversación informales del trabajo pueden resultar instructivos, también plantean riesgos. Los empleados pueden sufrir acoso, sentirse excluidos o verse saturados. Y lo que es peor, si se usan de forma inadecuada, las aplicaciones de mensajes podrían dañar la reputación de un empleador.

 

 

 

El atractivo de WhatsApp y grupos similares reside en parte en la encriptación que hace que sólo puedan ver los mensajes, fotos y vídeos el emisor del mensaje y el particular o grupo que lo reciba. Otras apps, como Signal (utilizada por el delator de la Agencia Nacional de Seguridad de EEUU Edward Snowden) y Telegram, ofrecen servicios de mensajes codificados. También se ha informado de que una parte del personal de la Casa Blanca usa Confide.

 

 

 

La codificación tiene un especial atractivo para los que trabajan en la política, como vía para filtrar noticias a la prensa y forjar círculos conspirativos, aparte de comunicar información laboral a los compañeros. Pero los servicios de mensajes gozan de popularidad también en todo tipo de lugares de trabajo.

 

 

 

Un estudio entre equipos quirúrgicos de emergencia que utilizan WhatsApp arrojó que los grupos de conversación nivelaban la jerarquía, permitiendo a los profesionales en proceso de aprendizaje tener acceso a médicos más experimentados, que les proporcionaban ayuda y supervisión. Un trabajo aparte, publicado en el Journal of Information Technology Education, que estudió WhatsApp como herramienta de comunicación entre profesores y estudiantes, descubrió que la app mejoraba las relaciones.

 

 

 

André Spicer, profesor de comportamiento organizacional de la Cass Business School de la City University London, asegura que existen muchos beneficios. “Abarata la comunicación y la hace más transparente”. Sin embargo, podría agobiar a los usuarios al añadir otro flujo de información que los empleados tienen que comprobar, difuminando más la línea divisoria entre el hogar y la oficina.

 

 

 

Muchas empresas optan por Slack, una alternativa al correo electrónico, como una forma segura de comunicarse, y se ha convertido en otro sistema de comunicación al que controlar.

 

 

 

Los límites son importantes. Keegan asegura que nunca enviaría mensajes de WhatsApp a su oficina el fin de semana, ya que “eso obligaría [al equipo] a responder. Como responsable, hay que tener cuidado con el uso que se hace de él”.

 

 

 

La informalidad de esos servicios de mensajería puede resultar más intrusiva que el correo electrónico. El marido de Keegan, Michael Keegan, el consejero delegado de Fujitsu en Reino Unido, sigue otra estrategia distinta. “Nunca enviaría a los empleados mensajes el fin de semana, pero a un alto cargo sí podría hacerlo”.

 

 

 

Esa informalidad es un arma de doble filo. Según señalaron las escuelas, los profesores encontraron un “lenguaje y un comportamiento groseros”. No es algo que se limite a los adolescentes, sino que también se aplica a los trabajadores. Recientemente, el Chartered Institute of Personnel and Development, el órgano profesional de los empleados de recursos humanos, preguntó a sus miembros por el impacto de los grupos de WhatsApp -tanto los formales como los creados para asesorar, socializar y compartir cotilleos- en la cultura corporativa. El 26% de los encuestados pensaba que mejoraban el lugar de trabajo, animando a la colaboración y ofreciendo una oportunidad de ayudarse mutuamente.

 

 

 

Otros se mostraron pesimistas -el 40% pensaba que dañaba la cultura corporativa. Un gestor de recursos humanos señaló: “Puede suponer un gran beneficio para los empleados siempre y cuando se utilice para los fines adecuados. No obstante, la gente puede actuar fácilmente de forma inadecuada y violar las políticas sin darse cuenta de las repercusiones de su comportamiento”.

 

 

 

Otro encuestado fue más sincero. “WhatsApp se utiliza sobre todo para cotillear y criticar. Trabajo en una oficina en la que los millennials se pasan el día entero mensajeándose por WhatsApp y riendo disimuladamente como colegiales”. Y otro lo describió como una “herramienta de intimidación”, que se usa para excluir a gente de las cervezas después del trabajo, o para dejar a compañeros fuera de grupos.

 

 
EMMA JACOBS | FINANCIAL TIMES

 

Sin embargo, servicios de mensajes seguros e informales como WhatsApp animan a los empleados a convertir comentarios improvisados en texto. A diferencia de las cervezas después del trabajo, queda registrada una conversación que puede pasarse con facilidad a terceros, por ejemplo, reenviando mensajes. La confianza es muy importante, afirma Keegan. “Se tiene cierta sensación de seguridad. Lo que pasa en WhatsApp se queda en WhatsApp. Ese es el contrato implícito”. Sin embargo, puede filtrarse información por accidente, como ocurrió con el diputado laborista que envió accidentalmente un mensaje de burla al grupo equivocado.

 

 

 

Con el tiempo, los trabajadores han entendido los riesgos del correo electrónico, y han cambiado su forma de usarlo en el trabajo. Mientras los empleados se acostumbran a servicios como WhatsApp, creen erróneamente que es una forma temporal de comunicación.

 

 

 

Asimismo, la gente suele ser consciente de que un portátil de empresa pertenece a su empleador, pero no es algo que suceda necesariamente con el teléfono. “Si el dispositivo pertenece a la empresa… es del todo legítimo que ésta controle su uso, siempre y cuando le deje claro al empleado que la compañía se reserva ese derecho”.

 

 

 

Las leyes difieren en todo el mundo. Alemania, por ejemplo, está considerado el país más restrictivo en lo que se refiere a la privacidad de datos, y las empresas tienen derechos limitados para controlar y revisar los mensajes enviados por los empleados, aunque sea mediante un equipo de empresa, según explica Simon Kerr-Davies, del bufete Linklaters. En Reino Unido, si una empresa tiene una política clara, puede “pedir la devolución del dispositivo y acceder al contenido para investigar su uso”.

 

 

 

Carole Theriault, experta en seguridad de la información en Tick Tock Social, recomienda a los trabajadores que tengan WhatsApp en sus teléfonos de empresa que piensen antes de utilizar estos dispositivos, o aplicaciones, para asuntos personales. “Si se quiere que la empresa no se entere de algo, debe mantenerse fuera de su radar y de sus sistemas”, aconseja.

 

 

 

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